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档案数字化的基本流程

一、档案分类整理       
     按照档案情况:年度、类别、长短期等进行分类整理,将部门编制不统一的进行统一分类,以便数字化后方便查找与管理。

二、档案交接       
    分类整理后的档案按年度、类别提出,提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求,编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面,并按实际页数填写详细的档案交接清单,并由双方主管人员签字。  
三、索引著录       
    标引著录为了方便查阅与管理,打印制作档案目录及档案封面,对文字录入的准确性要求较高,但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上,一些文本域要在多个文件中选择,标引著录时需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。
文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》,供录入员和校对人员参考。       
注:案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。  
四、档案拆分       
    档案拆分前要对档案进行统一的编号,编制总页号后,要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号,两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分,以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数,档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。  
五、档案的扫描       
    原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求,填写移交清单(此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写)并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件,扫描人员可根据原稿质量,对系统进行定义,如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时,扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整,如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况,调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度,确保在扫描图像质量清晰的情况下,使原件完好无损。  
六、图像处理       
    采用自动化处理和人工处理相结合的方式,确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对,确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。
七、质量检验       
    对扫描处理完成后的图像页面进行检验,对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。      
     对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比,对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比,发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。   
八、图像与索引挂接       
    文本域录入和扫描处理检验后的图像成品,按年度进行文字图像与系统的挂接,不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后,进行再次的成品验收,对各种使用习惯逐页进行检验,验收合格后移交验收小组验收。  
九、案卷整理       
     档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理,公司安排专人负责案卷整理与还原。


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